É necessário que o Ouvidor se atenha pessoalmente e rigorosamente às demandas? Seja um fiel cumpridor de sua tarefa independente da eventual demora da resposta que por vezes se perde na burocracia interna da organização?

É melhor confiar na organização do que empolgação pelo cargo. Uma Ouvidoria ativa compreende um intenso e organizado sistema de comunicação dinâmica. A alma de uma ouvidoria, portanto, está centrada na disposição facilitada aos dados que permitam o acompanhamento – atualizado, do percurso da demanda.

A dinâmica deste processo não só facilita como higieniza também as relações externas e internas. Não pode o Ouvidor “colocar macaquinhos nas costas”, até porque assumir o peso das demandas são resolve as questões. Por isso, uma Ouvidoria deve ser uma ponte de duas vias que não seja abalada por interrupções e demoras nesse tráfego.

O ouvidor e sua equipe estarão sobre a ponte, nutrindo-se das informações que irão possibilitar atender o cidadão, o usuário, o consumidor, o paciente (enfim, o universo é extenso). Não há, portanto, a necessidade de “ir à busca” de uma solução de forma atabalhoada de caráter pessoal.

Resumo de uma Ouvidoria no sistema de comunicação.

* Falar no “canal” original ou sugerido pelo cliente.

* Estruturar a demanda com todos os dados possíveis. O famoso esquema do 5Q1POC*.

* Encaminhar para o setor habilitado, mas é bom conferir antes.

* Combinar com o cliente interno um prazo médio de resolução.

* Pedir “feedback” do setor interno se ocorrer entrave no processo.

* Toda a alteração em prazos ou dados o cliente deverá ser informado.

* Esquema 5Q1POC: O Quê, Quem, Quando, Quanto, Qual, Porque, Onde, Como.